Move in Fleurus Politique de confidentialité

Application Move In Fleurus

Ville de Fleurus

La présente politique de confidentialité a pour objet d’informer les utilisateurs de l’application Move In Fleurus sur la manière dont leurs données à caractère personnel sont collectées, utilisées, conservées et protégées dans le cadre de l’utilisation de l’application.

L’application a pour finalité d’encourager les déplacements doux, notamment à pied ou à vélo, de valoriser les trajets réalisés sur le territoire concerné et de soutenir le commerce local au moyen d’un système de points, bons, récompenses ou avantages auprès de commerces partenaires.

L’utilisation de l’application repose sur une démarche volontaire de l’utilisateur. Les traitements de données directement liés à l’utilisation de l’application sont fondés principalement sur le consentement de l’utilisateur.

1. Responsable du traitement

Le responsable du traitement des données à caractère personnel est :

La Ville de Fleurus détermine les finalités et les moyens essentiels des traitements réalisés dans le cadre de l’application.

2. Délégué à la protection des données

La Ville de Fleurus a désigné un délégué à la protection des données, également appelé DPO.

Pour toute question relative au traitement des données à caractère personnel ou pour exercer ses droits, l’utilisateur peut contacter le DPO à l’adresse suivante :

3. Utilisateurs concernés

La présente politique s’applique aux personnes qui utilisent volontairement l’application, à titre exemplatif :

• les citoyens ;
• les habitants de Fleurus ou des environs ;
• les travailleurs actifs sur le territoire concerné ;
• les agents de la Ville de Fleurus, lorsqu’ils utilisent volontairement l’application ;
• les représentants des commerces ou partenaires participant au système de récompenses.

4. Caractère facultatif de l’application

L’utilisation de l’application est entièrement facultative.

Aucun utilisateur n’est obligé de créer un compte, d’activer la géolocalisation, d’enregistrer ses trajets ou de participer au système de points, récompenses ou avantages.

Le refus d’utiliser l’application ou de donner son consentement n’entraîne aucune conséquence négative pour l’utilisateur, sous réserve de l’impossibilité technique de bénéficier des fonctionnalités qui nécessitent le traitement concerné.

Le seul effet du refus ou du retrait du consentement est l’impossibilité d’utiliser les fonctionnalités de l’application qui nécessitent les données concernées, par exemple l’enregistrement d’un trajet, le calcul de points ou l’obtention d’un avantage lié à l’utilisation de l’application.

5. Données collectées

Selon les fonctionnalités utilisées et les paramètres activés par l’utilisateur, les catégories de données suivantes peuvent être traitées.

5.1. Données d’identification et de compte

• nom et prénom ;
• adresse e-mail ;
• identifiant utilisateur ;
• mot de passe ou moyen d’authentification, sous forme sécurisée ;
• commune ou zone d’utilisation ;
• date de création du compte ;
• statut du compte ;
• adresse.

5.2. Données liées aux trajets et à la mobilité

Lorsque l’utilisateur choisit d’enregistrer un trajet, l’application peut traiter les données suivantes :

• données de localisation nécessaires à l’enregistrement ou à la validation du trajet ;
• points de départ et d’arrivée, lorsque cette information est nécessaire au fonctionnement de l’application ;
• distance parcourue ;
• date et heure du trajet ;
• mode de déplacement déclaré ou détecté, par exemple marche, vélo ou transport en commun ;
• trajet validé ou refusé ;
• nombre de kilomètres cumulés ;
• données techniques permettant de détecter une erreur, une incohérence ou un usage abusif ;
• nombre de calories brûlées.

La Ville de Fleurus veille à limiter la collecte des données de géolocalisation à ce qui est nécessaire au fonctionnement de l’application, à la validation des trajets et à l’attribution des points.

5.3. Données relatives aux points, bons, récompenses et avantages

• nombre de points obtenus ;
• historique des points acquis et utilisés ;
• bons, récompenses ou avantages générés ;
• date d’émission, d’utilisation ou d’expiration des avantages ;
• commerce ou partenaire auprès duquel un avantage est utilisé ;
• informations nécessaires à la gestion administrative, budgétaire ou comptable des avantages octroyés.

5.4. Données relatives aux commerces et partenaires

Pour les commerces ou partenaires participants, peuvent notamment être traités :

• nom commercial ;
• adresse ;
• coordonnées professionnelles ;
• personne de contact ;
• avantages proposés ;
• historique d’utilisation des bons ou avantages ;
• données nécessaires au suivi administratif, budgétaire ou financier du partenariat ;
• logo.

5.5. Données techniques

Lors de l’utilisation de l’application, certaines données techniques peuvent être collectées, notamment :

• adresse IP ;
• identifiants techniques ;
• type d’appareil ;
• système d’exploitation ;
• version de l’application ;
• journaux de connexion ;
• événements techniques ;
• erreurs ou anomalies ;
• données nécessaires à la sécurité de l’application.

Ces données sont traitées dans la mesure nécessaire au fonctionnement, à la sécurité, à la maintenance et à l’amélioration de l’application.

6. Finalités du traitement

Les données sont traitées pour les finalités suivantes.

6.1. Création et gestion du compte utilisateur

Les données sont utilisées pour permettre la création d’un compte, l’authentification de l’utilisateur, la gestion de son profil et l’accès aux fonctionnalités de l’application.

6.2. Fonctionnement de l’application

Les données sont utilisées pour permettre l’enregistrement des trajets, le calcul des kilomètres, la validation des trajets éligibles, l’attribution de points et la conversion éventuelle de ces points en avantages.

6.3. Promotion de la mobilité douce

Les données permettent de soutenir une politique locale de mobilité douce, de sensibilisation environnementale et de réduction de l’usage de la voiture pour certains trajets utilitaires.

6.4. Soutien au commerce local

Les données sont utilisées pour permettre l’utilisation de points, bons, récompenses ou avantages auprès des commerces partenaires et pour assurer le suivi administratif du dispositif.

6.5. Sécurité, prévention des abus et contrôle de cohérence

Certaines données peuvent être utilisées afin de vérifier la cohérence des trajets déclarés, d’éviter les fraudes, d’empêcher les usages abusifs de l’application et de garantir la sécurité du système.

6.6. Statistiques et pilotage du projet

La Ville de Fleurus peut produire des statistiques relatives à l’utilisation de l’application, aux kilomètres parcourus, aux zones de déplacement, au nombre de participants ou à l’utilisation des avantages.

Dans la mesure du possible, ces statistiques sont établies sous une forme agrégée ou anonymisée, ne permettant pas d’identifier directement un utilisateur.

6.7. Maintenance, support et amélioration de l’application

Les données techniques peuvent être utilisées pour assurer la maintenance, résoudre les incidents, améliorer l’expérience utilisateur, corriger les erreurs et garantir le bon fonctionnement de l’application.

7. Base juridique des traitements : le consentement

Les traitements de données à caractère personnel directement liés à l’utilisation de l’application Move In Fleurus reposent principalement sur le consentement libre, spécifique, éclairé et univoque de l’utilisateur.

L’utilisateur est libre de créer ou non un compte, d’utiliser ou non l’application, d’activer ou non les fonctionnalités de géolocalisation et de participer ou non au système de points, récompenses ou avantages.

Le consentement est recueilli préalablement à l’utilisation effective des fonctionnalités concernées, au moyen d’une action positive claire de l’utilisateur, telle que l’acceptation de la présente politique de confidentialité, l’acceptation des conditions d’utilisation, la création volontaire d’un compte ou l’activation volontaire des autorisations nécessaires sur son appareil mobile.

Lorsque l’application utilise la géolocalisation, le consentement de l’utilisateur est demandé spécifiquement pour cette fonctionnalité. L’utilisateur peut refuser ou retirer cette autorisation à tout moment via les paramètres de son appareil ou, lorsque cette fonctionnalité est disponible, directement dans l’application.

Le retrait du consentement n’affecte pas la licéité des traitements réalisés avant ce retrait. En revanche, il peut empêcher l’utilisation de certaines fonctionnalités de l’application nécessitant le traitement des données concernées.

La Ville de Fleurus conserve les éléments nécessaires permettant de démontrer que le consentement a été recueilli, notamment la date, l’heure, la version de la politique de confidentialité acceptée et les paramètres de consentement activés par l’utilisateur.

Lorsque l’utilisateur retire son consentement, la Ville de Fleurus cesse les traitements concernés, sauf lorsqu’une conservation limitée de certaines données demeure nécessaire pour respecter une obligation légale, assurer la sécurité du système, traiter une contestation, constater un abus, défendre les droits de la Ville de Fleurus ou satisfaire à des obligations administratives, budgétaires ou comptables.

8. Modalités pratiques du consentement

Le consentement est recueilli de manière distincte, claire et compréhensible.

Avant de donner son consentement, l’utilisateur est informé des catégories de données traitées, des finalités poursuivies, des destinataires des données, des durées de conservation, de ses droits et des modalités de retrait du consentement via la présente politique de confidentialité.

Le consentement ne peut pas résulter d’une case précochée, d’une acceptation implicite ou d’une simple absence d’opposition. Il doit résulter d’une action positive de l’utilisateur.

Lorsque plusieurs fonctionnalités impliquent des traitements distincts, la Ville de Fleurus veille, dans la mesure du possible, à recueillir un consentement spécifique pour les traitements concernés, notamment pour :

• la création du compte utilisateur ;
• l’enregistrement des trajets ;
• l’utilisation de la géolocalisation ;
• la participation au système de points, récompenses ou avantages ;
• l’envoi éventuel de notifications non strictement nécessaires au fonctionnement de l’application.

L’utilisateur peut retirer son consentement à tout moment. Le retrait du consentement doit être aussi simple que son octroi.

9. Données de géolocalisation

L’application peut utiliser la géolocalisation afin d’enregistrer ou de valider les trajets réalisés à pied ou à vélo.

La géolocalisation n’est utilisée que pour les finalités liées au fonctionnement de l’application, à la validation des trajets, à l’attribution des points, à la prévention des abus et à la production de statistiques agrégées ou anonymisées.

La Ville de Fleurus ne recourt pas à la géolocalisation dans le cadre de cette application pour surveiller les utilisateurs en permanence, contrôler les prestations professionnelles des agents, suivre les déplacements privés à des fins étrangères au projet ou établir un profil comportemental individuel sans rapport avec les finalités de mobilité douce.

L’utilisateur reste libre de ne pas autoriser l’accès à sa localisation. Dans ce cas, certaines fonctionnalités de l’application peuvent être limitées ou indisponibles.

Lorsque cela est techniquement possible, la Ville de Fleurus privilégie les traitements limités, proportionnés et agrégés, par exemple par la conservation de la distance, du résultat de validation ou du nombre de points, plutôt que par la conservation détaillée et prolongée de l’intégralité des traces GPS.

10. Destinataires des données

Les données peuvent être accessibles, dans la limite de leurs attributions respectives, aux destinataires suivants :

• les services autorisés de la Ville de Fleurus ;
• le service informatique ou les prestataires chargés du support technique ;
• le prestataire chargé du développement, de l’hébergement, de la maintenance ou de l’exploitation technique de l’application ;
• les commerces partenaires, uniquement pour les informations nécessaires à l’utilisation ou à la validation d’un bon, avantage ou récompense ;
• les autorités publiques, juridictions ou organes de contrôle lorsque la loi l’impose ;
• le DPO, dans le cadre de ses missions.

Les destinataires n’ont accès qu’aux données nécessaires à l’exercice de leurs missions.

Les commerces partenaires ne reçoivent pas l’historique complet des trajets de l’utilisateur. Ils ne reçoivent que les informations nécessaires à la validation ou à l’utilisation d’un avantage, sauf disposition contraire expressément portée à la connaissance de l’utilisateur.

11. Sous-traitants et hébergement

Les données traitées dans le cadre de l’application peuvent être hébergées ou traitées :

• sur des serveurs internes gérés par la Ville de Fleurus ou pour son compte ;
• sur des infrastructures ou services cloud fournis par Google ;
• par des prestataires techniques intervenant dans le développement, la maintenance, l’hébergement, la sécurité ou le support de l’application.

Lorsque des prestataires traitent des données pour le compte de la Ville de Fleurus, ils agissent en principe comme sous-traitants au sens du RGPD.

Ces sous-traitants sont tenus par des engagements contractuels relatifs à la confidentialité, à la sécurité, à la limitation des finalités, à l’assistance du responsable du traitement, à la gestion des sous-traitants ultérieurs et à la suppression ou restitution des données en fin de prestation.

La Ville de Fleurus veille à ce que les sous-traitants auxquels elle recourt présentent des garanties suffisantes en matière de protection des données à caractère personnel.

12. Localisation des données et transferts hors de l’Espace économique européen

Les données sont, dans la mesure du possible, hébergées et traitées au sein de l’Union européenne ou de l’Espace économique européen.

Il ne peut toutefois être exclu que certains traitements techniques, opérations de maintenance, de sécurité, de support ou d’administration donnent lieu à un accès ou à un transfert de données vers un pays situé en dehors de l’Espace économique européen, notamment lorsque des services cloud ou des prestataires internationaux interviennent dans le fonctionnement de l’application.

Dans cette hypothèse, la Ville de Fleurus veille à ce que ces transferts soient encadrés par un mécanisme reconnu par le RGPD, tel que :

• une décision d’adéquation de la Commission européenne lorsque le pays ou l’organisation concernée bénéficie d’une telle décision ;
• les clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne ;
• tout autre mécanisme valable prévu par le RGPD.

Des mesures complémentaires peuvent également être mises en œuvre lorsque cela est nécessaire, notamment des mesures de chiffrement, de contrôle des accès, de limitation des données transférées, de journalisation, de confidentialité et de sécurité organisationnelle.

Une copie ou une description des garanties applicables aux transferts éventuels hors de l’Espace économique européen peut être obtenue sur demande auprès du DPO.

13. Sécurité des données

La Ville de Fleurus met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de protéger les données contre la perte, l’accès non autorisé, la divulgation, l’altération ou la destruction.

Ces mesures peuvent notamment comprendre :

• la gestion des droits d’accès ;
• l’authentification des utilisateurs et administrateurs ;
• le chiffrement ou la protection des données lorsque cela est approprié ;
• la journalisation des accès et événements techniques ;
• la sauvegarde des données ;
• la limitation des accès aux seules personnes habilitées ;
• la sensibilisation des personnes autorisées à accéder aux données ;
• des mesures de sécurité applicables aux serveurs internes et aux environnements cloud ;
• des procédures de gestion des incidents et violations de données.

14. Durées de conservation

Les données sont conservées pendant une durée limitée, proportionnée aux finalités poursuivies.

Sous réserve d’adaptation selon les paramètres techniques réels de l’application et les obligations applicables, les durées suivantes sont retenues :

14.1. Données de compte

Les données de compte sont conservées pendant la durée d’utilisation du compte.

En cas d’inactivité prolongée, le compte sera automatiquement supprimé par le système après une période de plus de 24 mois d’inactivité.

14.2. Données détaillées de trajet et de géolocalisation

Les données détaillées de trajet et de géolocalisation sont conservées pendant la durée nécessaire à la validation des trajets, à l’attribution des points, au traitement des contestations et à la prévention des abus.

Cette durée est fixée à [à compléter, par exemple 3 à 6 mois], sauf nécessité de conservation plus longue en cas de contestation, d’incident, d’usage abusif ou d’obligation légale.

Lorsque la conservation détaillée n’est plus nécessaire, les données sont supprimées, anonymisées ou agrégées.

14.3. Données relatives aux points, bons, récompenses et avantages

Les données relatives aux points, bons, récompenses et avantages sont conservées pendant la durée nécessaire à la gestion du dispositif, au suivi administratif, budgétaire et comptable, ainsi qu’au traitement des contestations.

Cette durée est fixée à [à compléter], sous réserve des obligations légales ou comptables applicables.

14.4. Données statistiques

Les données statistiques agrégées ou anonymisées peuvent être conservées plus longtemps, dès lors qu’elles ne permettent plus d’identifier directement ou indirectement les utilisateurs.

14.5. Journaux techniques et données de sécurité

Les journaux techniques et données de sécurité sont conservés pendant [à compléter, par exemple 6 à 12 mois], sauf nécessité de conservation plus longue en cas d’incident de sécurité, de tentative d’accès non autorisé, de contestation ou d’usage abusif.

14.6. Données relatives aux commerces partenaires

Les données relatives aux commerces partenaires sont conservées pendant la durée du partenariat, puis pendant la durée nécessaire au respect des obligations administratives, budgétaires, comptables ou de preuve.

Lorsque les données ne sont plus nécessaires, elles sont supprimées, anonymisées ou archivées de manière sécurisée lorsque la loi le permet ou l’exige.

15. Statistiques, anonymisation et données agrégées

La Ville de Fleurus peut utiliser des données agrégées ou anonymisées afin d’évaluer le fonctionnement du projet, mesurer son impact en matière de mobilité douce, identifier des tendances générales ou établir des rapports de pilotage.

Ces données ne sont pas utilisées pour identifier individuellement les utilisateurs.

La Ville de Fleurus veille à ce que les statistiques publiées ou communiquées à des tiers ne permettent pas de réidentifier les utilisateurs.

16. Notifications

L’application peut envoyer des notifications strictement nécessaires à son fonctionnement, par exemple pour informer l’utilisateur de la validation d’un trajet, de l’attribution de points, de l’expiration prochaine d’un avantage ou d’une information importante relative au service.

Lorsque des notifications ne sont pas strictement nécessaires au fonctionnement de l’application, notamment des communications promotionnelles, informatives ou incitatives, elles ne sont envoyées qu’avec le consentement de l’utilisateur, lorsque celui-ci est requis.

L’utilisateur peut gérer ou désactiver les notifications via les paramètres de son appareil.

17. Absence de décision automatisée produisant des effets juridiques

L’application peut comporter des traitements automatisés permettant, par exemple, de calculer une distance, d’attribuer des points ou de valider un avantage selon des règles prédéfinies.

Ces traitements ne produisent pas, à eux seuls, d’effets juridiques significatifs à l’égard de l’utilisateur.

En cas de contestation relative à un trajet, à des points ou à un avantage, l’utilisateur peut contacter la Ville de Fleurus afin de solliciter une vérification.

18. Droits des utilisateurs

Conformément au RGPD, l’utilisateur dispose, dans les conditions prévues par la réglementation, des droits suivants :

• droit d’accès à ses données ;
• droit de rectification des données inexactes ou incomplètes ;
• droit à l’effacement des données lorsque les conditions sont réunies ;
• droit à la limitation du traitement ;
• droit d’opposition lorsque les conditions sont réunies ;
• droit à la portabilité des données lorsque le traitement repose sur le consentement ou un contrat et qu’il est réalisé au moyen de procédés automatisés ;
• droit de retirer son consentement à tout moment lorsque le traitement repose sur celui-ci ;
• droit d’introduire une réclamation auprès de l’Autorité de protection des données.

Pour exercer ses droits, l’utilisateur peut contacter le DPO aux coordonnées reprises dans la présente politique.

La Ville de Fleurus peut demander des informations complémentaires afin de vérifier l’identité de la personne qui exerce ses droits, lorsque cela est nécessaire.

La Ville de Fleurus répond aux demandes d’exercice de droits dans les délais prévus par la réglementation applicable.

19. Retrait du consentement et suppression du compte

L’utilisateur peut retirer son consentement à tout moment.

Le retrait du consentement peut être effectué, selon les fonctionnalités disponibles :

• via les paramètres de l’application ;
• via les paramètres de l’appareil mobile, notamment pour la géolocalisation ;
• en supprimant son compte ;
• en contactant la Ville de Fleurus ou le DPO.

Le retrait du consentement n’affecte pas la licéité des traitements réalisés avant ce retrait.

En cas de suppression du compte, les données qui ne sont plus nécessaires sont supprimées ou anonymisées dans un délai raisonnable.

Certaines données peuvent toutefois être conservées de manière limitée lorsque cela est nécessaire pour respecter une obligation légale, assurer la sécurité du système, traiter une contestation, constater un abus, défendre les droits de la Ville de Fleurus ou satisfaire à des obligations administratives, budgétaires ou comptables.

20. Réclamation auprès de l’Autorité de protection des données

Si l’utilisateur estime que ses données ne sont pas traitées conformément à la réglementation applicable, il peut introduire une réclamation auprès de l’Autorité de protection des données.

L’utilisateur est toutefois invité à contacter préalablement la Ville de Fleurus ou son DPO afin qu’une solution puisse être recherchée.

21. Conditions d’utilisation et règles spécifiques

La présente politique de confidentialité complète les conditions générales d’utilisation de l’application.

Les conditions générales d’utilisation précisent notamment les règles applicables à l’utilisation de l’application, aux trajets éligibles, aux points, aux bons, aux récompenses, aux avantages, aux commerces partenaires, à la prévention des abus et aux conséquences d’une utilisation frauduleuse du système.

En cas de contradiction entre les conditions générales d’utilisation et la présente politique de confidentialité en matière de protection des données, la présente politique prévaut pour les questions relatives au traitement des données à caractère personnel.

22. Modification de la politique de confidentialité

La Ville de Fleurus peut modifier la présente politique de confidentialité afin de tenir compte des évolutions techniques, fonctionnelles, réglementaires ou organisationnelles de l’application.

En cas de modification substantielle, les utilisateurs en sont informés par un moyen approprié, par exemple via l’application, par e-mail ou par publication sur le site internet de la Ville de Fleurus.

Lorsque la modification concerne un traitement fondé sur le consentement, un nouveau consentement peut être demandé si la modification porte sur une finalité nouvelle, une catégorie de données nouvelle ou une modification substantielle des conditions du traitement.

23. Contact

Pour toute question relative à la présente politique ou au traitement des données à caractère personnel dans le cadre de l’application, l’utilisateur peut contacter :

ou